Existe uma armadilha clássica em projeto de automação: pegar o processo como ele é hoje, com todas as suas gambiarras históricas, e automatizar tudo — inclusive as etapas que só existem porque um sistema antigo exigia.
Primeiro corte, depois automatize
Antes de escrever qualquer fluxo, mapeie o processo e pergunte de cada etapa: por que ela existe? Quem consome o resultado? O que acontece se ela não existir? É comum descobrir relatório que ninguém lê e conferência dupla que ninguém audita.
Automatizar uma etapa inútil é pagar para manter desperdício rodando mais rápido.
Automatize o que sobrou
Com o processo enxuto, a automação fica mais simples, mais barata de manter e muito mais fácil de explicar para quem opera. Menos passos significam menos pontos de falha e menos manutenção quando o negócio muda.
Na prática, os projetos que mais entregam resultado são os que cortaram um terço das etapas antes de automatizar o resto — e não os que reproduziram fielmente o caos existente.